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e-Planning
Agenda on-line, web organizer.
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e-Planning è un’agenda on-line utilizzabile in diversi campi d’applicazione quali: studi medici, studi associati, assicurazioni, call center, prenotazione aule , gestione assegnazione macchinari…
Permette di:
- gestire chiamate, prenotazioni, appuntamenti ed eventi organizzati anche su siti decentrati da una segreteria centralizzata.
- visualizzare da parte dell’utente l’agenda di sua pertinenza
- individuare e modificare, le priorità definite da uno o più amministratori.
Il sistema gestisce utenti e/o macchinari con logiche di prenotazione e/o assegnazione.
Lo sviluppo di funzioni di segreteria evoluta portano inevitabilmente alcune aziende/studi a dover gestire appuntamenti in modo organizzato e automatizzato.
In questi casi, soprattutto quando la funzione di segreteria/call center è fisicamente distante dai soggetti per i quali vengono assegnati appuntamenti, o quando esistono funzioni di validazione e assegnazione dell’appuntamento da parte di responsabili esterni, la gestione corretta ed efficiente del flusso garantisce una centralità delle informazioni e un aggiornamento in tempo reale delle disponibilità o delle chiusure di appuntamento.
Ulteriore problematica collegata a questa difficoltà di gestione degli appuntamenti è il controllo sull’esito dell’appuntamento stesso, con inserimento di allegati o documenti relativi realizzati dopo la conferma dell’appuntamento stesso.
La soluzione pensata per risolvere queste problematiche è e-Planning, un’agenda condivisa, con gestione dei contatti, degli eventi, delle ricorrenze, di un sistema di accesso diversificato per utente, in grado di effettuare prenotazioni, controlli, assegnazioni di attività, verifiche di effettuazione e gestione reportistica.
Vantaggi competitivi (rispetto alla tradizionale agenda Outlook)
- condivisione della stessa agenda, come strumento di lavoro fra più utenti
- accesso e condivisione anche da distanza perché lavora su server e non in locale
- l’utente riceve input di pianificazione dell’agenda dalla segreteria centralizzata ma poi aggiunge di suo una scheda cliente personalizzata per ogni contatto effettuato con indicazioni personali di natura varia per:
- tenere memoria dei singoli interventi
- effettuare reportistica giornaliera del lavoro svolto
- effettuare statistiche a posteriori del lavoro svolto
Funzioni (svolte dal programma)
- gestisce data base anagrafico di tutti i contatti di ogni utente inserito nell’agenda
- gestisce gli appuntamenti e le telefonate dei diversi collaboratori facenti capo alla segreteria unificata
- memorizza i singoli avvenimenti e permette quindi reportistica finale compreso il successo o meno dell’appuntamento
- evidenzia gli appuntamenti con colori diversi per ogni utente facilitando la comprensione visiva degli impegni settimanali
- permette un link immediato con il contatto interessato via e-mal o SMS
- gestisce consensi autorizzati e privacy
- dispone di filtro di accesso ai dati a seconda del livello dell’utilizzatore
- la segreteria, nel dare input agli utenti per i singoli appuntamenti, può indicare un livello di priorità
- ricerca le telefonate ricevute per nome e data
Applicazione particolare gestione aule
L’applicazione e-Planning, essendo di nostra proprietà e sviluppata in modo flessibile per diverse attività, può essere applicata al caso particolare di gestione prenotazione aule e visualizzazione su monitor/schermi esterni all’aula stessa.
Il sistema sarà composto dai seguenti elementi:
- area di gestione dell’agenda per l’inserimento degli eventi/seminari/meeting;
- area di visualizzazione remota dell’insieme delle aule per controllo della fase di inserimento;
- singole visualizzazioni dedicate per ogni aula, con possibilità di indicare l’evento in corso, quelli in programma, con modalità grafiche da decidere insieme al cliente finale.
Configurazione ideale server
W2000 o superiore, con Internet Information Server, con MS Sql, accesso ftp e accesso MS Sql.
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 SCREENSHOTS |
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